特集記事〜社労士事務所〜

1人あたりの生産性に最大3倍の差!コンサルタントに学ぶ、社労士事務所の業務効率化のヒント

船井総合研究所士業支援部 部長の村上勝彦氏(左)とグループマネージャーの富澤幸司氏

開業当初は、社会保険労務士一人だけの個人事務所だったが、顧客の増加に伴い新たに社労士やスタッフを雇用。その結果、成長路線には乗ったものの、社員の業務内容の把握や労務管理が難しくなった―。

こんな悩みを抱える社労士事務所はよくある。実際、案件数は増えたものの思ったほど利益が上がらないという声も多く、同程度の事業規模にもかかわらず社労士事務所によっては1人あたりの生産性が最大で3倍の差が出ることもあるという。そこにはいったいどんな違いがあるのか。船井総合研究所で社労士事務所の経営コンサルティングを行う村上勝彦氏と富澤幸司氏に、社労士事務所の運営・経営における成功の秘訣を聞いた。


社会保険労務士(社労士)の業務の大半は書類作成だ。顧客企業の依頼に応じて、各種申請や届出を期日までに確実に終える必要に日々迫られている。開業したばかりで社労士が自分1人ならば業務の把握や書類整理も比較的簡単だが、事業拡大とともに新たに社労士や事務スタッフを雇用するようになれば、次第に難しくなるのは必然だ。

船井総合研究所で士業を対象としたコンサルティングを行う、士業支援部 部長の村上勝彦氏は、社労士事務所の置かれた環境をこう語る。

「クライアント企業とのやり取りから役所への書類のアウトプットまでを担当者が一人でこなしているケースが多く、業務が属人化しがちです。また、同じ事務所内でも各人が別々の業務を行っているため、手法や情報がオープンにならず、生産性に大きなばらつきが生じやすいのが課題となっています」。

実際、多くの社労士事務所では、業務をエクセルの表計算シートなどで管理するような実例がほとんどだと村上氏は語る。社労士は、顧問先への訪問やコンサルティング業務、新たな顧客獲得のための外回りなど、単独で外出していることが多い。また自分の業務については自身のパソコン上で管理しており、同じ事務所内の他の社労士との間での情報共有はあまりされていない。書類の作成作業は、社労士からの指示に従って事務所のスタッフが行い、最終確認を社労士が行うというのが通例だろう。こうした状況では、管理する立場である事務所の代表には各人の具体的な業務ステータスの情報は届かず、それぞれの「頑張り」に依存することになる。業務のノウハウも、各人の頭とパソコンの中に分散管理されていて、共有して効率化することすらできない。

まずは業務内容やステータスの「見える化」。次いでノウハウの共有へ

こうした複数の社労士やスタッフたちで運営する社労士事務所の現場では、ITの活用が大きく生産性の向上に寄与する。船井総合研究所 士業支援部 グループマネージャーの富澤幸司氏は

「課題解決のために最初にやるべきなのは、状況の『見える化』です。エクセルの進捗管理シートをクラウド型のストレージサービスやサーバーに保存して全スタッフが書き込むだけでも、事務所が抱えている業務の量や進捗状況を把握できます」

と語る。さらに見える化によって、手一杯だった事務所内の業務を整理しやすくなり、新たな仕事に手を付けられるようになったケースもあるという。

見える化ができたら、次のステップはルール作りとその徹底だ。村上氏は、

「社労士事務所では属人的に仕事をしているため、プロセスが各自に任されているケースが多く見受けられます。実際には提出する書類などのアウトプットは決まっているので、『書類のこの欄の内容は、この情報から転記する』といったルール作りをすることで業務の標準化が可能になり、スムーズに仕事が進むようになります」

と説明する。ルールができれば、それに従って業務を遂行しているかどうかの評価も可能になる。仕事を上手に進められる人のプロセスを見える化し、ルールを作ってプロセスを標準化することで、全員のレベルが向上するのだ。

こうして、スケジュールの共有や手法の共有ができるようになると、提出書類の作成のように定型的な業務の効率化が図れる。

「一般的には、社労士事務所ではこれらの書類作成業務に追われてしまい、就業規則や提案資料の作成といったコンサルティング的な要素の高い業務にまでなかなか手が回りません。そこで役立つのがグループウェアなどのITツールです。これらを活用して情報の共有をすることで、付加価値の高い業務に割くリソースを増やすことができます」(村上氏)。

コンサルティング的な要素を含む業務では、スケジュールや手法の共有よりもさらに一段上のノウハウ共有の仕組みが必要になると村上氏はいう。社労士事務所としてのメッセージ性がより強く現れるコンサルティング業務では、書類作成のようにゴールが1つとは限らない。だからこそ、ノウハウの共有・可視化により業務のスピード感を高め、全体の生産性向上を目指す必要があるとの指摘だ。

現実は1人あたりの生産性に3倍の開き、IT化で利益体質に変身を

船井総合研究所の士業支援部が、こうしたIT化による情報共有の仕組みを推進するには理由がある。それが社労士事務所ごとの生産性の大きな開きだ。村上氏は、

「社労士には目立った業界団体がなく、白書や経営的なデータの蓄積がありません。そこで船井総合研究所で経営データを収集して分析したところ、同程度の売上規模の社労士事務所であっても1人あたりの生産性に最大で3倍の開きがあるという驚きの事実が判明しました。頑張っているのに生産性が上がらず、結果、思うように収入が伸びない社労士事務所がたくさんあるわけです。ITを使って業務を見える化して効率を向上し、少しでも生産性を上げる体質になっていただきたいという想いがあります」と語る。

社労士事務所のIT活用で、最初のステップとなるスケジュールの共有管理は、グループウェアの導入が役立つ。例えばサイボウズのグループウェア「サイボウズOffice」を活用している社労士事務所では、具体的な業務効率化の効果が見えてきたという。

「所長を交えてお客様との面談のスケジュール調整をしたくても、所長の空き時間がわからず、お客様とのスケジュール調整に時間がかかるという課題がありました。そこでサイボウズOfficeを導入したところ、スケジュールが見える化され、所長の動きがわかって待ち時間を減らせるようになりました。さらに、他の先生やスタッフがお客様や公的施設を訪問する際に、同じ方向のお客様に届け物を依頼するなど、事務所全体の効率が上がっています」(富澤氏)。

IT活用の第一歩としてスケジュールや情報の共有をグループウェアのサイボウズOfficeで実践し、さらにカスタマイズした業務システムが必要なケースでは同サービスのカスタムアプリやkintoneなどを利用する。こうしたITツール活用が、社労士事務所の業務効率化を支え、生産性の向上、ひいては収益アップにもつながる。

「社労士やスタッフの人数が多ければ多いほどグループウェア導入のメリットは大きいです。情報共有は人間の頭ではなくてコンピューターにやってもらうと考えて、ITツールを上手に活用することが効率化への近道でしょう」

と村上氏は語る。1人あたりの生産性に3倍もの開きがあることが明らかになった社労士業界だけに、「IT化していかないと生き残れない」という村上氏の言葉を胸に、ストレスなく効率的に業務ができる環境づくりに踏み出したい。

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